Śmierć bliskiej osoby to nie tylko ogromny ból emocjonalny, ale również konieczność zmierzenia się z licznymi formalnościami urzędowymi, organizacyjnymi i prawnymi. W tak trudnym czasie warto mieć uporządkowaną wiedzę na temat niezbędnych kroków, które należy podjąć. Poniżej przedstawiamy praktyczną listę formalności po śmierci bliskiego, aby pomóc Ci przejść przez ten trudny okres z mniejszym stresem związanym z procedurami.
Co zrobić zaraz po śmierci bliskiej osoby?
Uzyskanie karty zgonu
Pierwszym formalnym krokiem po śmierci bliskiej osoby jest uzyskanie karty zgonu. Jest to dokument medyczny stwierdzający zgon, który wystawia lekarz w szpitalu (jeśli śmierć nastąpiła w placówce medycznej), lekarz pogotowia ratunkowego (jeśli śmierć nastąpiła w domu) lub lekarz rodzinny (w niektórych przypadkach). Karta zgonu jest dokumentem niezbędnym do dalszych formalności. Składa się z trzech części – jedna przeznaczona jest dla administracji cmentarza, druga dla urzędu stanu cywilnego, a trzecia zawiera informacje statystyczne.
Zgłoszenie zgonu w urzędzie stanu cywilnego
Zgon należy zgłosić w urzędzie stanu cywilnego właściwym dla miejsca, w którym nastąpiła śmierć (nie miejsca zameldowania). Zgodnie z przepisami, zgłoszenia trzeba dokonać w ciągu 3 dni od daty zgonu lub znalezienia zwłok. Aby zgłosić zgon, potrzebne będą karta zgonu, dowód osobisty zmarłego oraz dokument tożsamości osoby zgłaszającej. Po zgłoszeniu zgonu urząd wydaje akt zgonu – niezwykle ważny dokument, który będzie potrzebny przy załatwianiu dalszych formalności, m.in. w ZUS, banku czy u notariusza. Warto od razu zamówić kilka odpisów aktu zgonu, gdyż będą potrzebne w różnych instytucjach.
Organizacja pogrzebu – formalności i decyzje
Wybór domu pogrzebowego
Wybór odpowiedniego domu pogrzebowego ma istotne znaczenie dla sprawnej organizacji ceremonii. Przy podejmowaniu decyzji warto kierować się rekomendacjami i opiniami innych osób, zakresem oferowanych usług (czy firma oferuje kompleksową obsługę), kosztami (warto porównać oferty kilku zakładów) oraz dostępnością terminów. Domowi pogrzebowemu należy dostarczyć akt zgonu, kartę zgonu (część przeznaczoną dla administracji cmentarza) oraz dowód osobisty zmarłego.
Wybór rodzaju pochówku
Na tym etapie należy podjąć decyzję o formie pochówku: tradycyjny pochówek w trumnie lub kremacja i pochówek urny. Dodatkowo trzeba zdecydować o charakterze ceremonii: pogrzeb religijny (według obrządku wyznania zmarłego) lub pogrzeb świecki (prowadzony przez mistrza ceremonii). Jeśli zmarły pozostawił dyspozycje dotyczące swojego pogrzebu, warto je uszanować.
Ustalenie daty, miejsca i oprawy ceremonii
W porozumieniu z domem pogrzebowym należy ustalić datę i godzinę ceremonii, miejsce (kaplica, kościół, cmentarz), oprawę muzyczną, dekoracje kwiatowe oraz ewentualną organizację stypy.
Zasiłek pogrzebowy – jak i gdzie złożyć wniosek?
Zasiłek pogrzebowy to jednorazowe świadczenie z ZUS w wysokości 4000 zł, które przysługuje osobie, która pokryła koszty pogrzebu (niezależnie od pokrewieństwa), rodzinie zmarłego (małżonek, dzieci, rodzice, rodzeństwo) lub pracodawcy, domowi pomocy społecznej, gminie, powiatowi, instytucji wojskowej (jeśli pokryły koszty pogrzebu).
Aby uzyskać zasiłek pogrzebowy, należy złożyć:
- Wniosek o zasiłek pogrzebowy (formularz ZUS Z-12)
- Akt zgonu
- Oryginały rachunków poniesionych kosztów pogrzebu
- Dokumenty potwierdzające pokrewieństwo (jeśli wnioskuje rodzina)
- Dokument potwierdzający ubezpieczenie zmarłego
Wniosek o zasiłek pogrzebowy można złożyć w dowolnym czasie, jednak w praktyce najlepiej zrobić to w ciągu 12 miesięcy od dnia śmierci. ZUS wypłaca zasiłek w ciągu 30 dni od złożenia kompletnego wniosku – przelewem na wskazane konto lub przekazem pocztowym.
Sprawy majątkowe i prawne po śmierci
Po śmierci posiadacza konta bank automatycznie je blokuje po otrzymaniu informacji o zgonie. Dostęp do środków możliwy jest na kilka sposobów: wypłata na pokrycie kosztów pogrzebu (do wysokości kosztów pogrzebu, na podstawie aktu zgonu i rachunków), dyspozycja na wypadek śmierci (jeśli zmarły ją ustanowił), w przypadku współwłasności konta (współmałżonek nadal ma dostęp) lub po przeprowadzeniu postępowania spadkowego.
Należy ustalić, czy zmarły pozostawił testament. Testament może być przechowywany w domu zmarłego, u notariusza, w sądzie. Warto sprawdzić, czy testament jest zarejestrowany w Notarialnym Rejestrze Testamentów. W przypadku braku testamentu dziedziczenie odbywa się według zasad ustawowych.
Spadkobiercy mają 6 miesięcy od dnia, w którym dowiedzieli się o tytule swego powołania do spadku, na złożenie oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku. Oświadczenie można złożyć u notariusza lub w sądzie rejonowym właściwym dla miejsca zamieszkania składającego oświadczenie. Spadek można przyjąć wprost (pełna odpowiedzialność za długi spadkowe), z dobrodziejstwem inwentarza (odpowiedzialność za długi do wartości aktywów spadkowych) lub można go odrzucić.
Zgłoszenia do instytucji i aktualizacje danych
Po śmierci bliskiej osoby należy powiadomić szereg instytucji:
- Pracodawcę zmarłego – w celu uzyskania odprawy pośmiertnej i niewypłaconych świadczeń
- Banki i ubezpieczycieli – zgłoszenie zgonu, informacja o polisach na życie
- Zakład energetyczny, gazownię, dostawców internetu i telefonu – w celu przepisania lub zamknięcia umów
- Spółdzielnię mieszkaniową lub zarządcę nieruchomości – zmiana danych właściciela/najemcy
- NFZ – wyrejestrowanie zmarłego z ubezpieczenia zdrowotnego
- ZUS/KRUS – zgłoszenie zgonu (często robione automatycznie przez USC)
- Urząd skarbowy – w sprawie ostatniego rozliczenia podatkowego
- Wydział komunikacji – w przypadku posiadania przez zmarłego pojazdu
Lista formalności po śmierci – praktyczna checklista
| Termin | Czynności do wykonania |
| Do 24 godzin | Uzyskanie karty zgonu, powiadomienie najbliższej rodziny, kontakt z domem pogrzebowym |
| Do 3 dni | Zgłoszenie zgonu w USC i uzyskanie aktu zgonu, ustalenie szczegółów ceremonii pogrzebowej |
| W ciągu 7 dni | Organizacja pogrzebu, zamówienie nagrobka tymczasowego (jeśli potrzebny) |
| Do 30 dni | Złożenie wniosku o zasiłek pogrzebowy, zgłoszenia do instytucji, sprawdzenie istnienia testamentu |
| Do 6 miesięcy | Złożenie oświadczenia o przyjęciu/odrzuceniu spadku, rozpoczęcie procesu podziału majątku |
| Później | Zamknięcie spraw spadkowych, zamówienie nagrobka stałego |
Gdzie szukać pomocy?
Dla mieszkańców Dolnego Śląska profesjonalne wsparcie oferuje dom pogrzebowy Archon – firma, która od lat świadczy kompleksowe usługi pogrzebowe (https://zaklad-pogrzebowy.com.pl/nasze-uslugi/). Archon wspiera rodziny na każdym etapie: organizacja ceremonii (religijnej lub świeckiej), pomoc w załatwieniu formalności urzędowych i w ZUS, transport zmarłego (w kraju i z zagranicy), oprawa muzyczna i wizualna, organizacja stypy oraz usługi kamieniarskie – nagrobki, liternictwo, tablice pamiątkowe. Dzięki doświadczeniu i empatii zespołu Archon rodziny mogą skupić się na żałobie, mając pewność, że wszystkie formalności zostaną dopełnione rzetelnie i z szacunkiem.
Dodatkową pomocą mogą służyć ośrodki pomocy społecznej, gminne punkty informacyjne, kancelarie notarialne i prawne oraz organizacje wspierające osoby w żałobie. Pamiętaj, że w tym trudnym czasie nie musisz wszystkiego robić samodzielnie. Skorzystaj ze wsparcia bliskich oraz profesjonalistów, którzy mogą przejąć część obowiązków związanych z formalnościami.