Najem okazjonalny — co daje właścicielowi i ile kosztuje u notariusza

Najem okazjonalny to szczególna umowa najmu mieszkania, która daje właścicielowi mocniejsze zabezpieczenie na wypadek, gdy najemca po zakończeniu umowy nie chce się wyprowadzić. Jego rdzeniem jest notarialne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji — dzięki niemu odzyskanie lokalu nie wymaga pełnego procesu o eksmisję. Warunkiem skuteczności jest komplet dokumentów i zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego w 14 dni. Podstawowy koszt notarialny w 2026 roku to maksymalnie 480,60 zł netto (591,14 zł brutto), a realnie około 640–700 zł.

Czym jest najem okazjonalny

Umowa najmu okazjonalnego dotyczy lokalu mieszkalnego i może ją zawrzeć właściciel będący osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Zawiera się ją na czas oznaczony, maksymalnie na 10 lat. Te warunki wynikają z art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów. Sama umowa oraz jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności — rozmowa, SMS czy mail bez prawidłowo podpisanej umowy niczego nie zastąpią.

To, co odróżnia najem okazjonalny od zwykłego, to trzy obowiązkowe dokumenty dołączane do umowy:

• notarialne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji co do obowiązku opróżnienia i wydania lokalu,
• wskazanie przez najemcę innego lokalu, do którego będzie mógł się przenieść w razie egzekucji,
• oświadczenie właściciela tego lokalu (lub osoby mającej do niego tytuł prawny), że zgadza się przyjąć najemcę — na żądanie wynajmującego podpis może być notarialnie poświadczony.

Bez kompletu tych załączników mamy zwykłą umowę najmu, a nie okazjonalną — i cała konstrukcja traci praktyczny sens. To pierwsza rzecz, którą powinien sprawdzić właściciel, zanim uzna, że jest zabezpieczony.

Co najem okazjonalny daje właścicielowi

Najważniejszą korzyścią jest łatwiejsza ścieżka odzyskania mieszkania, gdy najemca po zakończeniu umowy nie chce się wyprowadzić. Przy zwykłym najmie właściciel musi zwykle przejść przez postępowanie sądowe o eksmisję, które potrafi ciągnąć się miesiącami. Przy najmie okazjonalnym dysponuje już aktem notarialnym, który po nadaniu klauzuli wykonalności staje się podstawą egzekucji komorniczej — bez klasycznego procesu rozpoznawczego. Dla właściciela mieszkania w Rzeszowie czy Krośnie, który nie może pozwolić sobie na wielomiesięczną blokadę lokalu, to realna różnica.

Druga korzyść to lokal zastępczy. Najemca już przy podpisywaniu dokumentów wskazuje adres, pod który może się przenieść, co ogranicza ryzyko zablokowania całej procedury argumentem, że nie ma dokąd pójść. Jeśli najemca utraci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu, ma 21 dni na wskazanie nowego i przedstawienie kolejnego oświadczenia. Trzecia korzyść jest mniej oczywista, ale ważna: sama konieczność wizyty u notariusza, podania realnego adresu zastępczego i uzyskania zgody jego właściciela działa selekcyjnie. Nie eliminuje ryzyka, ale zmniejsza szansę na podpisanie umowy z osobą, która od początku nie zamierza respektować zasad.

Czego najem okazjonalny nie daje

Najem okazjonalny nie pozwala właścicielowi wziąć sprawy w swoje ręce. Nie wolno samodzielnie usunąć lokatora, wymienić zamków, odciąć mediów ani wejść do mieszkania bez podstawy — to naraża właściciela na odpowiedzialność. Procedura nadal obowiązuje. Po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy trzeba doręczyć najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu z urzędowo poświadczonym podpisem właściciela, a wskazany w nim termin nie może być krótszy niż 7 dni. Dopiero po jego bezskutecznym upływie można wystąpić do sądu o klauzulę wykonalności dla aktu notarialnego.

Nie każdy dług też jest tu automatycznie zabezpieczony. Standardowe oświadczenie z art. 19a dotyczy przede wszystkim obowiązku opróżnienia i wydania lokalu. Jeżeli właściciel chce dodatkowo zabezpieczyć zapłatę czynszu, opłat czy odszkodowania, potrzebne jest odrębne poddanie się egzekucji co do zapłaty konkretnej kwoty — o ile strony i notariusz prawidłowo je przygotują. Sam najem okazjonalny nie zwalnia właściciela z dochodzenia zaległości, gdy najemca przestaje płacić.

Warunek kluczowy: zgłoszenie do urzędu skarbowego

To formalność, która decyduje o wszystkim. Właściciel musi zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego według swojego miejsca zamieszkania. Termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu — a nie od daty podpisania umowy, jeśli te daty się różnią.

Ile kosztuje u notariusza w 2026 roku

Najważniejszy koszt to akt notarialny z oświadczeniem najemcy o poddaniu się egzekucji. Wynagrodzenie notariusza za tę czynność nie może przekroczyć 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2026 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4806 zł brutto, więc maksymalna taksa za takie oświadczenie to 480,60 zł netto, czyli 591,14 zł brutto po doliczeniu 23% VAT. Do tego dochodzi koszt wypisów aktu — maksymalnie 6 zł netto (7,38 zł brutto) za stronę.

W praktyce najczęściej trzeba więc przygotować się na wydatek rzędu 640–700 zł brutto za podstawową obsługę notarialną, czyli akt poddania się egzekucji wraz z wypisami. To kwota zależna od minimalnego wynagrodzenia, więc w kolejnych latach będzie rosła razem z nim.

Kto płaci za notariusza

Przepisy nie narzucają jednej odpowiedzi. Koszt może ponieść najemca, właściciel albo obie strony po połowie. W praktyce często płaci najemca, bo to on składa oświadczenie u notariusza, ale z punktu widzenia właściciela najlepiej uregulować tę kwestię wprost w umowie albo uzgodnić ją przed wizytą w kancelarii.

Wybór bywa też narzędziem negocjacyjnym. Jeśli właścicielowi zależy na szybkim podpisaniu umowy z dobrym, sprawdzonym najemcą, przejęcie części kosztu może być rozsądnym kompromisem. Gdy mieszkanie jest atrakcyjne i chętnych nie brakuje — na przykład w pobliżu podkarpackich uczelni czy większych zakładów pracy — rynek zwykle akceptuje przerzucenie kosztu aktu na najemcę.

Procedura krok po kroku

Cała procedura sprowadza się do czterech etapów, które trzeba wykonać w odpowiedniej kolejności:

1. Przygotowanie pisemnej umowy najmu okazjonalnego. Powinna określać strony, lokal, czas trwania, czynsz, opłaty, zasady podwyżek, kaucję, wypowiedzenie i protokół zdawczo-odbiorczy. Przy najmie okazjonalnym czynsz można podwyższać wyłącznie zgodnie z warunkami zapisanymi w umowie, więc ten punkt nie powinien być przypadkowy.
2. Wskazanie lokalu zastępczego. Najemca podaje adres, pod który może się przenieść, a osoba z tytułem prawnym do tego lokalu podpisuje zgodę na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających. Właściciel może zażądać notarialnego poświadczenia tego podpisu.
3. Akt notarialny. Najemca podpisuje u notariusza oświadczenie o poddaniu się egzekucji i zobowiązanie do opróżnienia lokalu. Obecność właściciela zwykle nie jest konieczna, jeśli notariusz ma umowę i dane stron.
4. Zgłoszenie do urzędu skarbowego. W ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu właściciel zgłasza umowę naczelnikowi US właściwego dla swojego miejsca zamieszkania i zachowuje potwierdzenie.

Kaucja przy najmie okazjonalnym

Właściciel może pobrać kaucję, ale w najmie okazjonalnym jej maksymalna wysokość jest niższa niż przy zwykłym najmie mieszkania. Kaucja nie może przekroczyć sześciokrotności miesięcznego czynszu obliczonego według stawki z dnia zawarcia umowy. Dla porównania, przy zwykłym najmie limit sięga dwunastokrotności czynszu.

W praktyce najczęściej stosuje się kaucję w wysokości jedno- lub dwumiesięcznego czynszu. Wyższa kwota ma sens przy mieszkaniu z drogim wyposażeniem, ale zbyt duża kaucja potrafi odstraszyć część chętnych. Poniższe zestawienie pokazuje najważniejsze różnice między obiema formami umowy.

Najem okazjonalny a podatki

Najem okazjonalny nie zwalnia z rozliczenia przychodów. Najem prywatny rozlicza się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych: stawka wynosi 8,5% przychodu do 100 000 zł rocznie i 12,5% od nadwyżki, a u małżonków rozliczających całość przez jedną osobę limit dla niższej stawki rośnie do 200 000 zł. Podatek wpłaca się na mikrorachunek podatkowy, a roczne rozliczenie składa na formularzu PIT-28.

To ważne, bo wielu właścicieli myli obowiązki podatkowe z formularzem stosowanym przy pracy na etacie. Przychodów z najmu nie wpisuje się do PIT-37 — te dwa rozliczenia biegną osobno. Szczegółowo tłumaczymy to w poradniku o tym, czy dochód z najmu wykazujemy w PIT-37. Jeśli mieszkanie jest współwłasnością, warto też wiedzieć, co oznacza udział w nieruchomości i jak wpływa na decyzje o wynajmie.

Najczęstsze błędy właścicieli

Najpoważniejszy błąd to podpisanie „umowy najmu okazjonalnego” bez kompletu załączników. Bez aktu notarialnego najemcy, wskazania lokalu zastępczego i zgody osoby uprawnionej do tego lokalu konstrukcja jest okazjonalna tylko z nazwy. Drugi błąd to brak zgłoszenia do urzędu skarbowego w terminie 14 dni — pozornie drobiazg, a w rzeczywistości warunek dostępu do najważniejszych mechanizmów ochronnych.

Trzeci błąd to przekonanie, że notariusz „załatwia całą umowę”. Obowiązkowy u notariusza jest przede wszystkim akt poddania się egzekucji przez najemcę. Sama umowa najmu nie musi być aktem notarialnym, ale musi być dobrze napisana, bo to z niej wynikają czynsz, zasady podwyżek, wypowiedzenie, rozliczenie mediów i kaucja. Czwarty błąd to zbyt słaby opis lokalu zastępczego. Właściciel powinien sprawdzić, czy adres istnieje, czy osoba podpisująca zgodę faktycznie ma tytuł prawny do lokalu i czy zgoda obejmuje wszystkich, którzy zamieszkają z najemcą. Prawo pozwala tu żądać notarialnego poświadczenia podpisu, co zmniejsza ryzyko fikcyjnych oświadczeń.

Czy najem okazjonalny zawsze się opłaca

Dla właściciela wynajmującego mieszkanie prywatnie zwykle tak, zwłaszcza gdy lokal jest wartościowy, dobrze wyposażony albo wynajmowany osobie nieznanej. Kilkaset złotych za akt notarialny to niewiele wobec ryzyka wielomiesięcznego sporu o opróżnienie mieszkania. Najem okazjonalny szczególnie się broni przy dłuższych umowach, wynajmie rodzinie z dziećmi oraz w sytuacjach, w których właściciel nie może pozwolić sobie na długą blokadę lokalu.

Nie jest to jednak rozwiązanie całkowicie bezproblemowe. Wymaga większego formalizmu, współpracy najemcy, wskazania realnego lokalu zastępczego i pilnowania terminów. W opracowaniach prawniczych zwraca się uwagę, że po zmianach w procedurze egzekucyjnej najem okazjonalny nie zawsze daje tak szybką egzekucję, jak zakładano pierwotnie — zwłaszcza gdy pojawia się problem z lokalem wskazanym przez najemcę. Mimo to, przy poprawnie skompletowanych dokumentach i terminowym zgłoszeniu do urzędu, wciąż jest to najmocniejsze standardowe zabezpieczenie dostępne prywatnemu właścicielowi mieszkania.

Stan prawny na sierpień 2026.