Umowa najmu okazjonalnego: gotowy wzór, załączniki i to, co naprawdę musi być u notariusza

Umowa najmu okazjonalnego nie powstaje u notariusza — strony podpisują ją same, w zwykłej formie pisemnej. Aktem notarialnym musi być tylko oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji. Do umowy dochodzą jeszcze dwa pisemne załączniki: wskazanie lokalu zastępczego i zgoda jego właściciela. Poniżej wzór z omówieniem — do pobrania w PDF.

Co naprawdę wymaga notariusza — tabela dokumentów

Najczęstszy błąd przy najmie okazjonalnym polega na przekonaniu, że do kancelarii idzie się z całą umową. Przepisy mówią co innego: umowa i jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, ale zwykłej — wystarczą dwa podpisy przy stole. Formę aktu notarialnego ustawa zastrzega dla jednego dokumentu: oświadczenia najemcy, w którym poddaje się on egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia oraz wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela (art. 19a ust. 2 pkt 1 ustawy o ochronie praw lokatorów).

Reszta papierologii rozkłada się tak:

Praktyczna wskazówka do czwartego wiersza: warto z tego żądania skorzystać. Poświadczenie podpisu potwierdza, że zgodę na lokal zastępczy podpisała wskazana osoba — nie potwierdza natomiast, że rzeczywiście ma ona tytuł prawny do mieszkania. Dlatego niezależnie od poświadczenia dobrze jest sprawdzić numer księgi wieczystej wskazanego lokalu i, przy współwłasności, zgody pozostałych właścicieli. Ile kosztują czynności notarialne i kto za nie zwykle płaci, policzyliśmy osobno w tekście o tym, co daje właścicielowi najem okazjonalny i ile kosztuje u notariusza — tutaj zostajemy przy samych dokumentach.

Trzy obowiązkowe załączniki do umowy

Bez kompletu załączników najem okazjonalny jest okazjonalny tylko z nazwy. Pierwszy załącznik to wypis aktu notarialnego z oświadczeniem najemcy o poddaniu się egzekucji. Drugi — pisemne wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym zamieszka po wykonaniu obowiązku opróżnienia mieszkania. Trzeci — pisemna zgoda właściciela tego lokalu (albo osoby z innym tytułem prawnym) na przyjęcie najemcy i osób z nim mieszkających.

Brak któregokolwiek z tych dokumentów ma konkretną cenę: właściciel traci dostęp do uproszczonej procedury opróżnienia lokalu, a umowa działa w praktyce jak zwykły najem — z pełną ochroną lokatora. Typowy scenariusz z rynku wygląda tak: właściciel kawalerki w Mielcu podpisuje „umowę okazjonalną” pobraną z internetu, najemca obiecuje donieść akt notarialny „po weekendzie” i temat umiera. Po roku, przy próbie zakończenia najmu, okazuje się, że cała konstrukcja opiera się na dokumencie, którego nigdy nie było.

(link partnerski)

Wzór umowy najmu okazjonalnego paragraf po paragrafie

Dobry wzór umowy najmu okazjonalnego zaczyna się od oświadczeń wynajmującego: numer księgi wieczystej, oświadczenie o własności i o tym, że wynajmujący jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności w zakresie wynajmu — bo tylko taka osoba może korzystać z tej formy. Dalej: dokładny opis lokalu i lista osób, które będą w nim stale mieszkać. Okres obowiązywania musi być oznaczony i nie może przekraczać 10 lat; po upływie terminu umowa wygasa bez wypowiedzenia, a przedłużenie wymaga pisemnego aneksu.

W części finansowej wzór rozdziela czynsz od opłat rozliczanych według zużycia i opisuje kaucję — przy najmie okazjonalnym ograniczoną do sześciokrotności miesięcznego czynszu, zwracaną w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu. Jeśli właściciel chce podnosić stawkę w trakcie umowy, musi wpisać mechanizm waloryzacji wprost, na przykład coroczną indeksację o wskaźnik GUS — bez takiej klauzuli podwyżka w najmie okazjonalnym nie ma podstawy. Ostatni blok to wypowiedzenie: katalog konkretnych przypadków dla obu stron oraz ustawowa ścieżka przy zaległościach (trzy pełne okresy płatności, pisemne uprzedzenie, dodatkowy miesiąc na spłatę). Zapis „właściciel może rozwiązać umowę po jednym dniu opóźnienia” jest martwy i tylko osłabia dokument.

W jakiej kolejności podpisywać dokumenty

Kolejność ma tu większe znaczenie niż przy zwykłym najmie, bo część dokumentów powstaje poza mieszkaniem — w kancelarii. Bezpieczna sekwencja wygląda następująco: najpierw strony uzgadniają treść umowy i najemca organizuje lokal zastępczy (wskazanie plus zgoda), potem obie strony podpisują umowę, następnie najemca idzie z nią do notariusza i składa oświadczenie o poddaniu się egzekucji, a wypis aktu trafia do kompletu załączników. Dopiero wtedy — po wpłacie kaucji — właściciel przekazuje klucze i strony spisują protokół zdawczo-odbiorczy.

Najczęstszy błąd w tej sekwencji to wydanie mieszkania „na zaufanie”, przed wizytą u notariusza. Jeżeli najemca już mieszka, a do kancelarii nie dotrze, właściciel zostaje ze zwykłym najmem i lokatorem w środku — bez narzędzi, dla których wybrał najem okazjonalny. Do kancelarii najemca zabiera dowód osobisty, numer PESEL, podpisaną umowę oraz dane właściciela i lokalu; notariusz sam przygotowuje treść aktu. Pełną procedurę najmu okazjonalnego od decyzji do wydania kluczy — razem z kosztami — opisuje artykuł-przewodnik, do którego odsyłamy wyżej; tu wystarczy zapamiętać zasadę „najpierw komplet dokumentów, potem klucze”.

Małżonkowie, kilku najemców i lokal zastępczy w praktyce

Gdy mieszkanie wynajmuje para, bezpiecznie jest wpisać oboje jako najemców, wziąć podpisy obojga pod umową i objąć oboje oświadczeniem notarialnym — osobnymi aktami albo jednym wspólnym. Kodeks cywilny przewiduje, że małżonkowie bywają najemcami z mocy prawa nawet wtedy, gdy umowę podpisał tylko jeden z nich, więc pominięcie drugiej osoby w dokumentach tworzy lukę dokładnie tam, gdzie najem okazjonalny miał dawać pewność. Małoletnie dzieci aktów nie składają, ale powinny być wymienione wśród osób zamieszkujących — i objęte zgodą właściciela lokalu zastępczego.

Sam lokal zastępczy to element, który żyje dłużej niż podpisy. Zgodę może wystawić nie tylko właściciel, lecz także osoba z innym tytułem prawnym — na przykład najemca dużego mieszkania w Jarosławiu, o ile jego umowa pozwala przyjąć kolejnych mieszkańców; najpewniejsza pozostaje jednak zgoda właściciela ujawnionego w księdze wieczystej. Jeżeli w trakcie najmu najemca straci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu, ma 21 dni od tej wiadomości na wskazanie nowego adresu i doniesienie świeżej zgody. Bez tego właściciel może wypowiedzieć umowę z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego terminu — to wyjątek przewidziany dla tej jednej sytuacji, a nie ogólna furtka do szybkiego kończenia najmu.

Zgłoszenie do urzędu skarbowego — co wpisać w piśmie

Ostatni dokument pakietu powstaje już po wydaniu mieszkania. Właściciel zgłasza zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla swojego miejsca zamieszkania — w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, nie od podpisania umowy. Przy umowie podpisanej 20 września z najmem od 1 października termin biegnie więc od 1 października. Ogólnopolskiego formularza nie ma; wystarczy pismo z danymi obu stron, adresem lokalu, datą zawarcia umowy, datą rozpoczęcia najmu i okresem obowiązywania. Taki szablon znajdziesz w pobieranym wyżej pakiecie PDF; potwierdzenie złożenia zachowaj, bo najemca ma prawo go zażądać.

Konsekwencja braku zgłoszenia jest nieproporcjonalnie duża do wysiłku: bez niego nie działa uproszczona procedura opróżnienia lokalu z art. 19d — czyli główny powód, dla którego ktokolwiek wybiera najem okazjonalny. Warto też rozdzielić dwie sprawy, które właścicielom zlewają się w jedno: zgłoszenie umowy nie zastępuje rozliczenia podatku. Przychody z najmu prywatnego i tak rozlicza się ryczałtem i wykazuje w PIT-28 — jak to działa w praktyce wynajmującego, pokazaliśmy na przykładach w tekście o tym, czy dochód z najmu wykazuje się w PIT-37.

Stan prawny na wrzesień 2026.